Theo Nghị định 145/2013 của CP về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, việc tổ chức thực hiện nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài phải chú trọng yêu cầu chính trị, đối ngoại, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các nước, các tổ chức quốc tế. Mức độ và nghi lễ đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thực hiện trên cơ sở yêu cầu của chuyến thăm và nguyên tắc đối đẳng do cơ quan chủ trì tổ chức đón, tiếp kiến nghị đảm bảo an toàn, chu đáo, không lãng phí, không phô trương hình thức.
Theo Nghị định 145/2013 của CP về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài,việc tổ chức thực hiện nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài phải chú trọng yêu cầu chính trị, đối ngoại, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các nước, các tổ chức quốc tế. Mức độ và nghi lễ đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thực hiện trên cơ sở yêu cầu của chuyến thăm và nguyên tắc đối đẳng do cơ quan chủ trì tổ chức đón, tiếp kiến nghị đảm bảo an toàn, chu đáo, không lãng phí, không phô trương hình thức.
a. Công tác chuẩn bị đón đoàn:
(Ảnh minh họa)
Công tác chuẩn bị nhằm nắm các thông tin chính xác về đoàn khách như tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử, ... để buổi tiếp đón làm việc đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Công tác chuẩn bị gồm những việc cụ thể sau:
- Mời đoàn: Đầu tiên cần lên xác định rõ tính chất đoàn khách là do phía ta mời bạn hay bạn đề nghị ta mời, đau đầu từ đó làm các thủ tục xin phép nội bộ cơ quan và tại địa phương theo quy định đồng thời trao đổi các thông tin cần thiết như thời gian, thành phần đoàn tiếp đón của cả hai phía để gửi thư mời chính thức.
- Xây dựng đề án đón đoàn: Sau khi đã thống nhất và gửi giấy mời chính thức, bộ phận phụ trách công tác đón, tiếp đoàn tiến hành xây dựng đề án đón đoàn. Đề án đón tiếp đoàn cần được xây dựng dựa trên một số nguyên tắc sau:
+ Mục tiêu chính trị (tranh thủ, vận động chính sách, thúc đẩy hợp tác, tìm hiểu tình hình…)
+ Mức độ đón tiếp, đài thọ
+ Nguyên tắc có đi có lại
+ Nguyên tắc phân biệt đối xử bằng lễ tân
Trong đề án, cần làm rõ những nội dung dưới đây:
+ Bối cảnh chuyến thăm (tình hình khu vực, quốc tế, tình hình của phía bạn, quan hệ hai bên…).
+ Mục đích và yêu cầu của đoàn và của ta
+ Dự kiến các vấn đề phía bạn và ta sẽ nêu trong chuyến thăm, các vấn đề còn tồn tại giữa hai bên, các vấn đề có thể nảy sinh
+ Kiến nghị các nội dung hội đàm, trao đổi tiếp xúc và các văn kiện sẽ kí kết nhân chuyến thăm.
+ Kiến nghị về lễ tân: Phương châm và mức độ đón tiếp (trọng thị, thân mật, tranh thủ cao…), dự kiến chương trình hoạt động, gặp gỡ, tiếp xúc, tham quan, thành phần tham gia đón tiễn, hội đàm, tiếp xúc, đàm phán, tháp tùng, việc đài thọ cho đoàn (số lượng, thời gian, khách sạn, ô tô), mức độ an ninh, tặng phẩm…
+ Kiến nghị về mức độ tuyên truyền (đưa tin về hoạt động của đoàn, kết quả chuyến thăm, gặp lãnh đạo, họp báo, trả lời phỏng vấn, ra thông cáo báo chí…)
+ Kiến nghị phân công thực hiện: Giao việc cho các đơn vị, bộ phận liên quan tham gia đón đoàn, chuẩn bị tài liệu, nội dung các vấn đề thuộc chuyên môn trách nhiệm của từng đơn vị bộ phận, hoặc phối hợp với các Bộ, ngành hữu quan.
Xây dựng chương trình làm việc cụ thể:
• Xác định mức độ đón tiếp và tiếp xúc
• Làm việc với sứ quán/ đoàn tiền trạm
• Xác định các hoạt động chính/ bên lề/ chiêu đãi
• Xây dựng lịch trình chi tiết (ngày, giờ, thời gian di chuyển, phương tiện)
• Chi tiết hóa các hoạt động (kịch bản, thành phần, phiên dịch, trang phục, địa điểm)
Xây dựng nội dung phục vụ buổi làm việc:
• Tài liệu cơ bản (tình hình các mặt của phía bạn, đối tác; tình hình, quan hệ giữa ta với phía bạn, quan điểm của phía bạn về các vấn đề sẽ trao đổi trong chuyến thăm, các vấn đề còn tồn tại, các vấn đề hai bên cùng quan tâm…).
• Nội dung phát biểu của phía ta trong hội đàm, tiếp xúc, gặp gỡ với đoàn (dưới dạng góp ý hoặc bài phát biểu đầy đủ).
• Diễn văn chiêu đãi.
• Các văn bản thoả thuận hợp tác (MOU, Hiệp định, Thoả thuận…). Nếu để kí kết trong chuyến thăm, hai bên cần hoàn tất các văn bản này trước chuyến thăm.
Công văn đón đoàn
Công văn nội bộ: Xin giờ, thành phần, đề án, phiên dịch, tiểu sử
Công văn bên ngoài:
– Báo cáo lãnh đạo cấp trên trực tiếp theo quy định
– Sân bay (cảnh vụ, công an, hải quan, TCT..)
– An ninh, Cảnh sát (nắm bắt tình hình đoàn đến và có xe dẫn trong trường hợp đoàn có tiêu chuẩn dẫn đường)
– Các sở, ngành liên quan
– Các địa phương quản lý danh thắng đoàn tới thăm
– Thuê xe, phiên dịch, chiêu đãi
Chuẩn bị một số nội dung hậu cần khác:
• Trang trí: cờ, hoa, phông, biển tên
• Phòng tiếp, hội đàm: trang trí sạch, đẹp, được trải thảm, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, không trang trí cờ, khẩu hiệu loè loẹt, Gốm sứ bát tràng đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đông
• Giấy mời chiêu đãi
• Tặng phẩm
• Xe
• Tiểu sử, chế độ ăn kiêng
• Thực đơn tiệc chiêu đãi
b. Công tác đón đoàn:
-Lễ đón đoàn tại sân bay (trong trường hợp đoàn đi đường hàng không) hoặc tại ranh giới của tỉnh (trong trường hợp đoàn đi đường bộ):
+ Áp dụng với đoàn khách của lãnh đạo tỉnh, đối tượng khách là Chủ tịch, Phó chủ tịch các cơ quan dân cử địa phương hoặc Tỉnh trưởng, Phó Tỉnh trưởng
+ Các trường hợp có xe dẫn đường theo quy định:
* Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban, Cơ quan lập pháp và tương đương trở lên.
* Chủ tịch Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài hoặc tương đương.
* Tỉnh trưởng, Thị trưởng của địa phương nước ngoài hoặc tương đương.
* Người đứng đầu các tổ chức quốc tế.
* Các đoàn khách quốc tế tham dự các hoạt động đối ngoại chính thức.
+Thủ tục đón đoàn:
* Thành phần đón đoàn theo đề xuất quy định
* Xe cảnh sát dẫn đường theo quy định
* Hoa tặng trưởng đoàn
- Lễ đón đoàn tại sảnh của trụ sở cơ quan chủ trì đón tiếp: Đại diện lãnh đạo cơ quan tiếp đón và cán bộ lễ tân đón đoàn tại sảnh.
c. Tiếp - Hội đàm:
(Ảnh minh họa)
- Kiểm tra trước giờ:– Trang trí: cờ, hoa, phông, biển tên– Hình thức: hội đàm, tiếp salon– Phòng đợi– Thành phần phía ta– Phóng viên, phiên dịch– Tặng phẩm cho kháchVị trí đón khách: ngoài cửa phòng hội đàmThành phần: Theo đề ánChỗ ngồi: Khách ngồi phía tay trái khi nhìn từ cửa vàoNgôn ngữ: Làm việc trực tiếp/ Phiên dịchTrang phục: Lịch sự và theo đặc điểm từng đoàn khách, đề xuất tại đề ánGiải lao/ Tea- break
d. Ký kết:
(Ảnh minh họa)
Ký kết văn bản là một trong những nghi lễ quan trọng trong quan hệ quốc tế khi hai bên có những thỏa thuận, hợp tác cùng nhau. Khi tổ chức lễ ký kết cần chú ý đến các yếu tố sau:
• Người ký
• Người chứng kiến
• MC, phiên dịch
• Người phụ ký
• Đồ ký, cờ ký
• Văn bản ký
• Hình thức ngồi
• Chúc rượu sau lễ ký
e. Chiêu đãi:
• Địa điểm: Nhà khách, khách sạn, nhà hàng
• Hình thức: tiệc trưa, tiệc tối, buffet
• Đồ ăn: Âu, Á, hỗn hợp, ăn kiêng
• Trang trí: hoa,
• Sơ đồ chiêu đãi, bảng tên, thực đơn
• Chúc rượu
• Phục vụ món ăn
• Xử lý các tình huống: thiếu khách, thêm khách, khách đến muộn, món ăn không phù hợp…
g. Tiễn đoàn tại sân bay
• Cán bộ đón tiễn
• Hình thức tiễn: VIP
• Tặng album ảnh (nếu có)
• Công văn, giấy tờ
• Thủ tục an ninh, xuất nhập cảnh
• Xử lý các rủi ro: muộn giờ, nhầm chuyến…
