1. Khái niệm lễ tân ngoại giao

Trong khi tiến hành các hoạt động đối ngoại , các quốc gia đều coi trọng những tập quán và quy định về "lịch thiệp quốc tế". Những tập quán và quy định này dựa trên nguyên tắc tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho Quốc gia,  cho Nhà nước, được tổng hợp lại gọi là Lễ tân ngoại giao, nói gọn là Lễ tân. 

 Được hình thành từ những thế kỷ xa xưa, Lễ tân ngoại giao không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và sự phát triển của mối quan hệ giữa các quốc gia. Ngày nay Lễ tân ngoại giao tập trung vào các vấn đề: Thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, việc cử và tiếp nhận Đại sứ, đặc quyền ưu đãi và miễn trừ ngoại giao, ngôi thứ ngoại giao, nghi lễ ngoại giao... Đây là những vấn đề nghiệp vụ cụ thể mang ý nghĩa chính trị, có thói quen, tập quán lại có thủ tục quy định,có luật lệ quốc gia có pháp lý quốc tế, liên đến mối quan hệ giữa các quốc gia.

Tuy có cơ sở xuất pháp từ các quy tắc của phép lịch sự quốc tế, nhưng với nội dung như đã trình bày ở trên, Lễ tân ngoại giao không thể chỉ là những vấn đề thuộc phép lịch sự ngoại giao, tuy rằng để làm tốt công tác Lễ tân ngoại giao, sự hiểu biết và thực hiện phép lịch sự xã giao là cần thiết.

Ảnh minh họa

2. Sự hình thành Lễ tân ngoại giao

Những tập quán và quy định về Lễ tân ngoại giao không phải ngẫu nhiên mà có, cũng không phải là kết quả phát minh của một nhà ngoại giao nào. Đây là sự tổng kết những thói quen và tập quán tiếp xúc trong nhiều thế kỷ bang giao giữa các quốc gia. Lễ tân ngoại giao là một phạm trù lịch sử. Trong công tác khảo minh những bản khắc trên những công trình kiến trúc cổ xưa nhất, người ta còn thấy những di chỉ những hòa ước và những hiệp ước liên  minh cổ xưa. Điều này chứng tỏ từ xa xưa giữa những bộ lạc thời nguyên thủy và sau đó giữa những tập đoàn phong kiến đã có những quan hệ tiếp xúc. Những quan hệ đó dần dần mang tính chất quan hệ giữa quốc gia và quốc gia, nhưng cũng chỉ giới hạn trong những trường hợp nhất định và đối với những sự kiện nhất định như tuyên chiến, đình chiến, ký kết hòa ước, cử phái đi ký một hiệp định liên minh, đi dự lễ lên ngoai của một nhà Vua, lễ thành hôn của một hoàng tử... Làm thế nào để một quốc gia có thể biểu thị sự tôn trọng của mình đối với quốc gia khác? Một nước cần phải đối xử như thế nào với đại diện của nước ngoài để không làm tổn hại đến danh dự nước mình và uy tín của nước kia? Những câu hỏi này và những vấn đề tương tự đã phải đặt ra trong quá trình lịch sử lâu năm của mối quan hệ bang giao quốc tế và do kết quả của việc thực hiện thường xuyên và lặp đi lặp lại những thói quen giống nhau qua những sự kiện giống nhau, những hình thức đơn giản đầu tiên của Lễ tân ngoại giao được hình thành.

Sử sách các vương triều phong kiến đều có thấy ghi chép lại có nhiều quy tắc lễ tân trong cùng đình, trong việc tiếp sứ thần. Ở Việt Nam triều Nguyễn đã có những quy định rất cụ thể về việc cử sứ thần đi nước ngoài và việc tiếp sứ thần nước thần. Khâm định Đại Nam hội điển sự - lệ đã ghi chép rất chi tiết nghi thức tiếp sứ thần từ biên giới đến kinh đô. Nghi lễ tuyên đọc sắc phong, lễ vật yết kiến đối với sứ giả, trang phục, yến tiệc... Riêng phần yến tiệc đã quy định cụ thể số lần tổ chức yến tiệc, mỗi lần mấy mâm, mỗi mâm mấy bát, mấy đĩa , và thực đơn phải gồm những món gì...

3.Vai trò của Lễ tân ngoại giao

Từ xa xưa đến nay các nhà hoạt động ngoại giao đều thấy rõ và công nhận vai trò của Lễ tân ngoại giao.

Lễ tân ngoại giao tạo khung cảnh và bầu không khí cho mối quan hệ giữa các quốc gia được tiến hành thuận lợi đề ra các quy tắc cho các cuộc giao thiệp quốc tế, vận dụng các hình thức thích hợp các cuộc đàm phán ký kết các văn kiện quốc tế, nhằm tăng giá trị và sự tôn trọng những điều ký kết.

Lễ tân ngoại giao cố gắng đảm bảo quyền bình đẳng cho các quốc gia, tạo điều kiện để mỗi quốc gia có thể tự do nói lên tiếng nói của mình, đem lại cho những người đại diện quốc gia các đặc quyền mà họ có thể hưởng. Không phân biệt giữa nước mạnh và nước yếu, nước chiến thắng và chiến bại, Lễ tân ngoại giao đề ra cho tất cả quốc gia, ngay cả trong trường hợp thù địch với nhau sự tôn trọng lẫn nhau, tôn trọng phẩm giá và quyền độc lập các dân tộc,kể cả các dân tộc nhỏ yếu.

Nhiều nhà ngoại giao đã coi nghi thức ngoại giao là một loạt những điều xem ra có vẻ như vô nghĩa, nhưng lại quan trọng. Quan trọng và cần thiết vì có nó mới thể hiện được sự trọng thị trong các mối quan hệ giao hảo giữa các quốc gia. Nếu quên sót trong trường hợp nào đó, sẽ có thể bị coi như một sự khinh miệt, nhục mạ quốc gia và làm mất thể diện quốc gia mình.

Trong thực tiễn ngoại giao, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức về Lễ tân ngoại giao. Thông qua những biện pháp lễ tân đã được ông nhận, người ta có thể tránh được những khó khăn tưởng chừng như không thể vượt qua và tiến hành công việc một cách thuận lợi. Có thể thấy trong mọi hoạt động đối ngoại, lễ tân ngoại giao là phần ít thấy nhưng luôn đóng vai trò không thể thiếu.

4 . Nguyên tắc cơ bản của Lễ tân ngoại giao

 Lễ tân ngoại giao không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng lại là những công việc cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động đối ngoại. Đó là một bộ phận cấu thành của hoạt động đối ngoại của một nhà nước, và đồng thời là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của Luật pháp quốc tế.

(Ảnh minh họa)

a. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau: Tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục tập quán của nhau.

Những biểu tượng quốc gia gồm có:

- Quốc hiệu: tên gọi chính thức của một nước;

- Quốc kỳ: cờ tượng trưng của một nước;

- Quốc ca (nhạc và lời): bài hát chính thức của một nước, được hát trong các dịp trọng đại;

- Quốc thiều: nhạc của quốc ca;

- Quốc huy: huy hiệu tượng trưng cho một nước.

Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng và chu đáo.

 b. Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử

- Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong Hiến chương Liên hiệp quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao; và được thể hiện trong việc sắp xếp ngôi thứ của các trưởng cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại quốc gia tiếp nhận, trong việc sắp xếp chỗ ngồi cho các đoàn đại biểu tại các hội nghị quốc tế...

-  Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa. Cần khắc phục phân biệt đối xử về màu da, tôn giáo, tự cáo và tự ti dân tộ, lịch sự với khách nước ngoài, nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam.

 c. Nguyên tắc có đi có lại: Nguyên tắc này là hệ quả logic của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy.

 d. Kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia và truyền thống dân tộc:

Theo Pháp lệnh về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam ngày 23-8-1993, các đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ qui định tại Pháp lệnh có nghĩa vụ:

- Tôn trọng luật pháp và phong tục, tập quán của Việt Nam;

- Không can thiệp vào công việc nội bộ của Việt Nam;

- Không được sử dụng trụ sở của cơ quan và nhà ở của các thành viên cơ quan vào mục đích trái với chức năng chính thức của mình.

5. Lễ tân và cán bộ làm công tác đối ngoại

Cũng như mọi cán bộ ngoại giao, cán bộ làm công tác lễ tân phải thường xuyên trau dồi phẩm chất và tác phong. Trong công tác lễ tân có những biện pháp nếu không tính toán kỹ có thể lãng phí sức người và của cải. Vì vậy người làm công tác lễ tân phải có ý thức tiết kiệm cao, không nên đưa ra lý do không xác đáng về yêu cầu chính trị để có những khoản chi phí không cần thiết. Không vì nguyên tắc có đi có lại mà cố gắng thù tiếp bạn như mức bạn thù tiếp ta, không chú ý đến hoàn cảnh mỗi nước.

Người làm công tác lễ tân thường tiếp xúc với người nước ngoài, đôi khi lại phải xử lý các vấn đề liên quan đến vật chất vì vậy cần thực hiện liêm, chính, biết coi trọng tài sản của Nhà nước, công sức của nhân dân, nhưng đồng thời phải biết coi thường mọi hình thức quà cáp, tặng phẩm...., không để các vấn đề "lợi ích vật chất" làm giảm giá trị tinh thần của người cán bộ và làm ảnh hưởng không tốt đến đoàn kết nội bộ.

Về mặt tác phong, người cán bộ lễ tân cần có tinh thần quán xuyến công việc, không coi thường việc nhỏ, không chủ quan đối với những việc thường làm.   Trong thực tế có những việc thường làm, nhưng mỗi lần làm lại vấp váp, sai sót khác nhau, không lần nào giống lần nào. Phải luôn luôn thận trọng, chu đáo, chính xác, tỷ mỷ. Có người nói: làm việc gì chả phải thận trọng, chu đáo, chính xác, tỷ mỷ. Đúng như vậy! Nhưng trong lễ tân ngoại giao, vì là quan hệ giữa quốc gia với quốc gia, có những việc nhỏ và bình thường nhưng nếu để xảy ra sai sót thì có thể gây ra tác hại lớn; mặt khác cũng có những loại việc khi đã làm sai thì rất khó bổ khuyết, có trường hợp không thể sửa chữa được nữa, cho nên mức độ yêu cầu có cao hơn cũng là điều cần thiế. Ví dụ giấy mời chiêu đãi đề sai ngày giờ, thư ủy nhiệm ghi sai họ tên Nguyên thủ Quốc gia, treo nhầm quốc kỳ, cử sai quốc thiều... thì đúng là rất khó bổ khuyết. Đi sâu, đi sát, cụ thể, nghe tận tai, thấy tận mắt đó là những tác phong và phương pháp công tác không thể thiếu được ở người cán bộ làm công tác lễ tân. Khẩn trương nhanh nhẹn, nhưng bình tĩnh không vội vàng, đàng hoàng, chững chạc nhưng không khệnh khạng, kênh kiệu. Thận trọng nhưng không rụt rè, khiêm tốn nhưng không tự tin, linh hoạt nhưng đảm bảo nguyên tắc, đó là tác phong và phẩm chất mà người làm công tác lễ tân phải luôn luôn trau dồi.

Có phải tất cả những ai tham gia hoạt động đối ngoại đều cần có hiểu biết về công tác lễ tân?

Lễ tân là công cụ chính trị của hoạt động ngoại giao. Mỗi cán bộ ngoại giao đều cần có hiểu biết nhất định về công tác lễ tân để hoàn thành thuận lợi nhiệm vụ được phân công.

Trong thực tế, tất cả những ai có hoạt động đối ngoại dù ở cương vị công tác nào, ít nhiều đều có làm công tác lễ tân. Các vị lãnh đạo chỉ đạo công tác lễ tân, ngoài việc cho ý kiến chỉ đạo về phương châm, về mức độ đón tiếp khách nhưng cũng trực tiếp làm những công việc lễ tân cụ thể. Ông Bộ trưởng chủ trì một cuộc chiêu đãi ngoại giao, ra sân bay đón tiễn một đoàn khách, ông Thủ tướng trong lễ đặt vòng hoa sửa sang lại băng viếng trước khi cúi đầu mặc niệm, vị Nguyên thủ quốc gai dừng lại trước đội quân kỳ, cúi chào trước khi đi duyệt đội danh dự.v.v... cũng đã làm những động tác lễ tân.